Nở rộ văn phòng ảo

Kinh doanh văn phòng ảo đang là một dịch vụ mới, khá phát triển. Chỉ với một văn phòng, doanh nghiệp có thể cho nhiều đối tác thuê để hoạt động cùng lúc.

Trong thời điểm khủng hoảng kinh tế, khi giá mặt bằng trở thành gánh nặng của doanh nghiệp (DN) thì văn phòng ảo bắt đầu hút khách. Cách đây hai năm, TP.HCM chỉ có khoảng 2-3 văn phòng ảo nhưng hiện nay đã có hàng chục văn phòng loại này. Trong đó có nhiều DN khá nổi như Regus, G-Office, PSO, Fimexco, Office Spot…

Ý tưởng kinh doanh thời khủng hoảng

Ông Hán Hữu Hải, Giám đốc kinh doanh Công ty Tư vấn công nghệ Việt Nam, chủ hệ thống văn phòng ảo VNTC, cho biết khoảng hai năm trước, công ty của ông gặp nhiều khó khăn trong việc tìm mặt bằng. Do chủ yếu làm dịch vụ về công nghệ nên công ty của ông không cần sử dụng diện tích lớn nhưng mỗi tháng vẫn phải gánh mức phí mặt bằng 2.000-3.000 USD. Thấy được sự lãng phí về chi phí, công ty ông quyết định triển khai hệ thống văn phòng ảo.

Theo ông Hải, chỉ cần diện tích khoảng 200 m2 và có trang bị công nghệ tốt là công ty ông hoàn toàn có thể sử dụng và cho các đối tác thuê. Hiện nay VNTC đã có hơn 40 khách thuê. Với lượng khách phát triển tốt, công ty dự định phát triển thêm hệ thống văn phòng thứ hai với diện tích rộng hơn. Cũng theo ông Hải, khách hàng của ông chỉ tốn khoảng 7-8 triệu đồng/tháng cho việc thuê văn phòng tại VNTC.

Theo ông Huỳnh Quang Việt, Giám đốc Công ty Incomnet (chuyên kinh doanh lĩnh vực cho thuê dịch vụ văn phòng ảo G-Office), công ty đã triển khai kinh doanh văn phòng ảo được gần bốn năm. Hai năm đầu hoạt động, công ty chỉ có 160 khách hàng. Nhưng từ khi khủng hoảng kinh tế xảy ra, lượng khách đã tăng khá mạnh.

Một công ty đang sử dụng văn phòng ảo dùng chung để họp tại Incomnet. (Ảnh do Công ty Incomnet cung cấp)

Incomnet bắt đầu khởi nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh bán thẻ điện thoại Internet. Khi dịch vụ thẻ điện thoại Internet hết phát triển, công ty chuyển sang kinh doanh hệ thống văn phòng ảo. Hiện nay tổng diện tích (thật) của G-Office khoảng 1.000 m2 nhưng có tới 700 DN thuê văn phòng ảo tại đây. Ông Việt khẳng định tiềm năng của văn phòng ảo còn rất lớn.

Theo khảo sát chung, giá thuê một văn phòng ảo là 60-179 USD/tháng.

Khách còn e dè

Mặc dù văn phòng ảo bắt đầu phát triển thế nhưng theo các DN thì dịch vụ vẫn còn vướng về thủ tục. Theo ông Hán Hữu Hải: “Chúng tôi biết có một DN ở Singapore chỉ có 15 m2 nhưng có trên 1.000 khách hàng thuê văn phòng ảo tại đây, các thủ tục thuê hết sức đơn giản. Việt Nam vẫn còn thiếu các văn bản pháp luật cụ thể nên DN kinh doanh văn phòng ảo vẫn còn bị nhìn với con mắt nghi ngại. Hiện nay việc triển khai đăng ký cho các công ty thỉnh thoảng vẫn còn gặp nhiều khó khăn”.

Còn theo ông Huỳnh Quang Việt, nhìn chung vẫn còn ít DN biết đến các dịch vụ văn phòng ảo. Nhiều DN vẫn nghĩ “ảo” theo nhiều nghĩa khác nhau, thậm chí có cả tiêu chí gian lận nên họ e ngại.

Các DN đã sử dụng dịch vụ văn phòng ảo cho biết thuê văn phòng ảo là một giải pháp có lợi, tiết kiệm rất nhiều về chi phí, nhất là các DN vừa và nhỏ. Theo bà Trương Thị Thu Huỳnh, Giám đốc Công ty Sáng Tạo – một DN đang sử dụng dịch vụ G-Office, G-Office không chỉ giúp các DN có được địa điểm giao dịch mà còn giúp DN mới xây dựng các hệ thống nhận diện thương hiệu. Điều này không phải DN nhỏ nào cũng có thể tiếp cận được.

Chị Nguyễn Thị Thanh Thảo (Công ty Nam Thịnh) cho biết lúc trước công ty chị thuê mặt bằng làm trụ sở ở quận 1 với giá gần 2.000 USD/tháng. Khi chủ cho thuê đòi tăng giá, ban giám đốc công ty đã chuyển qua thuê văn phòng ảo. Công ty có một trụ sở mới mà không phải đầu tư bất cứ chi phí nào, giá thuê chỉ khoảng 12-13 triệu đồng/tháng.

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo còn được gọi là “văn phòng cho thuê 0 m2” với dịch vụ được cung cấp bao gồm: Địa điểm giao dịch của DN với địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, trang web, e-mail, phòng họp, máy chiếu, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty, kế toán báo cáo thuế… Trên thế giới, dịch vụ này đã có từ rất lâu.

Khi làm chủ một văn phòng ảo, người thuê có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu mà không phải đến công ty. Nhân viên của đơn vị cho thuê có trách nhiệm trực điện thoại, sau đó chuyển thông tin cho DN thuê.

Ông Nguyễn Trọng Hạnh, Cục phó Cục Thuế TP.HCM:

Đang quan sát để đánh giá văn phòng chung

Các công ty đặt tại văn phòng chung như thế thường hoạt động tư vấn, dịch vụ. Hình thức văn phòng này có lợi cho DN là giảm chi phí, có dịch vụ phụ trợ đầy đủ. Tuy nhiên, cũng có mặt lo ngại là khi sử dụng văn phòng có địa chỉ đẹp, DN thuê tạo ấn tượng tốt với khách hàng trong khi thực chất DN như thế nào thì không biết được.

Thời gian qua, các DN có văn phòng chung vẫn nộp tờ khai thuế. Tuy nhiên, nội dung khai thuế có trung thực, chính xác không thì lại là chuyện khác. Cơ quan thuế, ví dụ Chi cục Thuế quận 1 đã có một số đợt kiểm tra các văn phòng chung nhưng chưa phát hiện có sai phạm gì. Có thể xem đây là giai đoạn “quan sát” để sau này đánh giá lại về văn phòng chung.

QUỲNH NHƯ ghi

BÁ HUY